¿Cómo prepararse para una feria?

 

La planificación de eventos nunca ha sido fácil. Lleva meses de preparación y una gran inversión de dinero y tiempo. Un simple error y puedes arruinar todo tu duro trabajo.

Las ferias no son diferentes, así que queríamos darte una idea rápida de lo que hay que hacer y cuándo. De esta manera, evitarás problemas de última hora, tendrás todos los plazos bajo control y conseguirás éxito en la organización de este tipo de eventos.

También te podemos dar consejos específicos si te estás preparando para el  Mobile World Congress, World ATM Congress, Alimentaria o FITUR, algunas de las ferias más importantes en las que trabajamos. ¡Consigue resultados gratis!

Doce meses antes de la feria 

Las exposiciones son generalmente un evento anual y recomendamos que reserves tu espacio lo antes posible. En algunas de ellas, se puede reservar en la misma feria de año en año, lo que puede ser la mejor opción para conseguir el espacio ideal para tu empresa y la mejor ubicación posible.

Entonces debes planear la propuesta única de venta (lo que conocemos como “USP”) para la próxima edición. En caso de que tengas varios productos o servicios, debes centrarte en uno y hacer algunas investigaciones sobre tu público objetivo. Si ya lo has hecho: ¡Felicidades! Será más fácil para ti ya que sólo tienes que actualizar esa información. Sin embargo, eso no significa que debes omitir este paso, ya que los intereses pueden cambiar mucho de un año a otro y tus clientes también cambiarán.

Seis meses antes de la feria

Seis meses antes necesitas tener el stand ya diseñado. Si estás comenzando desde cero, asegúrste de que para entonces ya tienes un par de propuestas para elegir.

También puedes empezar a preparar la estrategia de ventas. Esto incluye muchos factores como decidir quién trabajará en el stand, cuántos serán internos y cuántos externos o cómo atraerás público a tu stand. ¿Vais a crear un embudo de ventas específico para la feria? ¿Cómo calificarás a tus clientes potenciales? Tienes que considerar qué actividades promocionales tendrás y si las llevarás a cabo en la propia feria o fuera de ella, como por ejemplo, mediante una cena con clientes.

Tres meses antes de la feria

Si estás planeando viajar con tu equipo más te vale reservar el transporte, el alojamiento y otros servicios logísticos con al menos tres meses de anticipación. Los algoritmos de reservas de grandes compañías suben los precios cuando mucha gente está reservando, así que tenlo en cuenta para ahorrar en los gastos de tu compañía.

Uno o dos meses de antelación  

Es aconsejable consultar un par de meses antes de la feria con todos tus proveedores: menús en los restaurantes, perfiles de azafatas y fotógrafos, horarios de recogida y entrega para traslados privados, impresión de documentos, etc.

En resumen, es necesario que planifique su calendario en función de la feria en la que va a participar. Aquí te hemos dado algunas recomendaciones para que manejes tu tiempo. En el próximo post te diremos cómo administrar tu dinero. Si deseas recibir más información,
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¿Qué es Event Life?

En Event Life ayudamos a los expositores a organizar sus ferias creando estrategias de venta, coordinando diferentes servicios como catering, traslados y azafatas, y midiendo el retorno de la inversión después de la feria. De esta manera, el director de marketing o la persona a cargo del stand puede centrarse en su equipo y en sus clientes, los activos más valiosos de su empresa.

Además, trabajamos cada semana a lo largo de todo el año con todos estos servicios, por lo que conocemos perfectamente qué acciones son mejores para cada compañía. Las relaciones que tenemos se basan en el contacto personal y la confianza, por lo que le ofrecemos los mejores servicios y le ahorramos una tonelada de tiempo y estrés.

Echa un vistazo a lo que dicen de Event Life aquí

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